Sie üben folgende Tätigkeiten aus:

Empfang

• Personen am Empfang, der sogenannten Rezeption, empfangen
• die Anfragen der Personen beantworten oder sie an die zuständige Stelle weiterleiten
• Telefonate entgegennehmen, Notizen machen, Auskünfte erteilen oder das Gespräch an die richtige Person weiterleiten
• Post am Postschalter aufgeben und abholen
• Post innerhalb des Unternehmens an die entsprechenden Personen verteilen
• Geräte wie Computer und Drucker bedienen
• bei Bedarf zum Beispiel Papier auffüllen oder die Tintenpatronen auswechseln

Sekretariat

• die Arbeiten für den Tag planen und das Wichtigste zuerst erledigen
• Briefe, Formulare, Listen und Tabellen selbstständig am Computer erstellen und bearbeiten
• Protokolle und interne Mitteilungen schreiben
• einfache Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung führen, das heisst in einer Liste eintragen, wer was bezahlt hat und welche Rechnungen noch offen sind
• mithilfe von Checklisten Unterlagen zusammenstellen und bereitlegen, zum Beispiel für Mitarbeitende, Kunden, Lieferantinnen oder Besucher
• Informationen in verschiedenen Programmen und Dokumenten suchen, zum Beispiel im Internet oder Intranet, in Anleitungen, Verzeichnissen, Telefonbüchern oder internen Richtlinien
• Einträge ändern, ergänzen und regelmässig speichern, zum Beispiel eine Adressänderung im internen Telefonbuch vornehmen, und dabei die Richtlinien einhalten
• Dokumente und Daten entsorgen und löschen, wenn die Vorgesetzten den Auftrag dazu erteilen
• dabei den Datenschutz einhalten, damit nicht vertrauliche Informationen an die Öffentlichkeit gelangen können
• beim Führen des Archivs mitarbeiten (In einem Archiv werden alle Dokumente systematisch aufbewahrt.)
• Geräte wie Kopierer oder Drucker bedienen, Fehlermeldungen verstehen und beheben oder das Problem der zuständigen Person melden
• Büromaterial und elektronische Gegenstände am richtigen Ort entsorgen, das heisst dabei auf den Umweltschutz achten